As empresas utilizam frequentemente os chatbots para optimizar os seus Atendimento ao Cliente. No entanto, quando têm muitos funcionários, os processos internos também precisam de um pequeno empurrão. É aí que os chatbots internos podem ser uma grande ajuda!
Sabia que os chatbots também podem ser usados dentro de uma empresa?
Neste artigo, vai aprender como os chatbots internos podem ser uma tremenda vantagem empresarial. Continue a ler para saber mais!
O que são os Chatbots Internos?
Como o nome indica, os Chatbots Internos são soluções utilizadas dentro de algo. Neste caso, em empresas. São soluções de IA que automatizam processos empresariais internos, como os dos departamentos de RH ou de Operações.
IA em Chatbots Internos
Como deve ter notado (porque nós já o dissemos), estas soluções usam IA ou Inteligência Artificial.
A Inteligência Artificial é o que permite a este tipo de bots compreender e responder aos utilizadores.
As duas tecnologias essenciais que permitem que os agentes virtuais tenham algum tipo de comportamento humano são a PLN e o ML.
NLP ou Processamento de Linguagem Natural é responsável pela compreensão e processamento da linguagem humana por parte do bot, como Inglês, Espanhol ou Português.
Por outro lado, o ML ou Machine Learning é a área que permite a autoaprendizagem do bot. Através das diferentes interações com os utilizadores, o sistema aprende a categorizar e organizar os pedidos e a aumenta a sua base de conhecimentos.
Saiba mais sobre o Machine Learning e seus diferentes algoritmos no artigo: Como funciona o Machine Learning em IA Chatbots?
Casos de Uso com Chatbots Internos
Como já mencionámos, os Chatbots Internos atuam apenas dentro da empresa, o que significa que só podem ser utilizados pelos colaboradores das organizações.
Dito isto, as empresas utilizam frequentemente este tipo de chatbot para optimizar o trabalho das suas equipas e reduzir os custos corporativos.
Departamento de Operações
Grandes empresas, como bancos, seguradoras, operadores de telecomunicações e outros, geralmente têm pequenas filiais espalhadas pelo país ou pelo mundo.
Quanto maior for a empresa, mais os diferentes tipos de procedimentos a ela associados, tornando impossível aos trabalhadores conhecê-los a todos.
Para não mencionar os recursos que a empresa tem de gastar para manter este tipo de informação atualizada.
Normalmente, os funcionários das sucursais têm que ligar para a assistência da empresa ou procurar a resposta em manuais ou PDFs. Provavelmente, não obtêm a solução que procuram, o que pode levar a eventuais problemas ou reclamações de clientes.
Além disso, o tempo que passam à procura de uma resposta é dinheiro que a empresa não ganha.
Com um chatbot, todas essas preocupações desaparecem, já que esta solução responde instantaneamente com a resposta certa.
Este tipo de chatbots funciona como um manual de instruções onde os os funcionários se podem apoiar. Fornecem ao seu pessoal uma base de conhecimentos sempre ativa para consultar quando têm dúvidas.
Departamento de RH
Outro caso de utilização destes chatbots é no departamento de Recursos Humanos.
Às vezes é difícil, nas grandes empresas, ter uma resposta rápida do departamento de RH.
Talvez precise tirar o dia seguinte de folga e precisa de informá-los, mas a resposta nunca chega.
Bem, com um chatbot, os seus trabalhadores não precisam de esperar, e essa informação é automaticamente guardada no sistema de RH da sua empresa.
O mesmo acontece com outros processos de RH, como pedidos de férias, licenças ou pedidos de documentação.
Para saber mais sobre os Chatbots para Recursos Humanos, clique aqui.
Os chatbots internos são o Santo Graal da comunicação interna. E nós dizemos-lhe porquê.
Os Incríveis Benefícios que os Chatbots Internos Trazem para a sua Empresa
1) Fornecem Apoio aos Colaboradores
Não quer que sua equipa cumpra as suas tarefas sem lhes fornecer algumas ferramentas úteis primeiro, certo?
Da mesma forma que implementou uma lista de perguntas frequentes (FAQs) no seu site ou criou algumas diretrizes com procedimentos na empresa, agora pode implementar um chatbot para ajudar sua equipa diariamente.
2) Possibilita Respostas mais Rápidas
Os Chatbots poupam muito tempo, já que faz uma pergunta e obtém uma resposta imediatamente.
Esta rapidez poupa tempo aos seus colaboradores e resolve eficazmente as suas dúvidas.
Já ficou frustrado quando não encontrou uma resposta que estava à procura e acabou por desistir da sua intenção? Não precisa que isso aconteça outra vez.
3) Promove a União da Empresa
Além de serem uma grande ajuda, os chatbots também podem ser divertidos.
Eles podem fornecer à sua equipe respostas detalhadas e enviar alguns alertas e informações.
Para enviar notificações aos seus colaboradores, pode usar o recurso Broadcast.
Desta forma, pode alimentar a relação com seus funcionários, ajudá-los nos momentos de necessidade e enviar algumas notificações rápidas para desejar-lhes um bom dia.
A escolha é sua. Nós só lhe podemos dizer que os chatbots podem ser benéficos para manter os seus funcionários satisfeitos.
4) Fácil Integração com Plataformas Internas
Os Chatbots são, por norma, instalados em plataformas que os funcionários utilizam todos os dias, como o website da empresa ou a intranet.
Desta forma, não há como forçá-los a adaptarem-se a ainda mais plataformas.
Além disso, os chatbots internos são uma maneira de aglomerar todas as respostas num só lugar.
5) Conecta Diferentes Departamentos dentro da Empresa
Nas grandes empresas, pessoas de diferentes departamentos e regiões demográficas nem sempre comunicam entre si.
Ademais, em casos como bancos ou seguradoras, há a sede e as restantes agências, mais pequenas, espalhadas por todo o país. E, na maioria das vezes, não há uma comunicação forte entre todas elas.
Ter um chatbot dentro da empresa, além de resolver problemas de conexão, reúne o conhecimento das diferentes áreas.
6) Aumente o Nível de Envolvimento dos seus Colaboradores
Um chatbot é um agente virtual que responde diretamente a perguntas. Assim, ao invés de passar vários minutos (ou horas) tentando encontrar uma resposta ou ligar para alguém, os seus colaboradores podem ir até o chatbot e perguntar diretamente.
Como pode ver, os chatbots são uma ferramenta poderosa porque podem servir muitos propósitos e intenções.
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